Håndværk8 min. læsning
Vagttelefon for VVS og elektrikere: tag akutopkald uden at sidde klar
Vagtplan, omstilling, akut eller ej – og et akut-tillæg, kunden kender, før I kører.
Læs guidenTelefonsvarerbesked. 15 eksempler på gode hilsner.
Standard, uden for åbningstid, ferie, håndværker på job, klinik, butik og akut: 15 telefonsvarerbeskeder, I kan kopiere – plus tips om længde, tone og optagelse.
En telefonsvarerbesked har ét job: at få den, der ringer, til at lægge en brugbar besked – eller sende vedkommende det rigtige sted hen. Den skal sige, hvem man har ringet til, hvornår man hører fra jer, og hvad man skal fortælle. Alt andet er fyld.
Herunder er 15 eksempler sorteret efter situation. Skift [pladsholderne] ud med jeres egne oplysninger, og læs dem højt, før I optager – en sætning, der ser fin ud på skrift, kan være lang i øret.
01Standardbeskeder
Til hverdag, når I bare ikke kan tage den lige nu.
«Du har ringet til [firmanavn]. Vi kan ikke tage telefonen lige nu. Læg dit navn, dit nummer og kort, hvad det drejer sig om, så ringer vi tilbage i dag.»
«Hej, det er [navn] fra [firmanavn]. Jeg er optaget eller hos en kunde. Læg en besked eller send en sms til det her nummer, så vender jeg tilbage inden for et par timer.»
«Du har ringet til [firmanavn]. Vi taler med andre kunder lige nu. Læg navn og nummer, eller skriv til [mailadresse] – så hører du fra os inden for én arbejdsdag.»
02Uden for åbningstid
Sig, at I har lukket, og hvornår I åbner. Så ved kunden, om det er værd at vente.
«Du har ringet til [firmanavn]. Vi har lukket for i dag og åbner igen i morgen klokken [8]. Læg en besked, så ringer vi dig op i løbet af formiddagen.»
«Du har ringet til [firmanavn]. Vi holder weekend og er tilbage mandag klokken [8]. Du kan booke en tid direkte på [hjemmeside] – eller lægge en besked, så ringer vi mandag.»
03Ferie og lukkeperioder
Skriv datoen, I er tilbage – ikke «et par uger». Og sig ærligt, hvis ingen lytter beskederne af i perioden.
«Du har ringet til [firmanavn]. Vi holder sommerlukket til og med [dato] og lytter ikke beskeder af i perioden. Haster det, så ring til [navn] på [nummer]. Ellers glæder vi os til at høre fra dig efter ferien.»
«Hej, det er [navn]. Jeg er på ferie til og med [dato]. Har du brug for hjælp i mellemtiden, så kontakt [kollega] på [nummer] eller skriv til [mailadresse].»
04Håndværker på job
Kunden ved godt, at I står på en stige. Det, de vil vide, er, hvornår I ringer – og hvad I skal bruge for at kunne svare.
«Det er [navn] fra [firmanavn]. Jeg er ude på en opgave og kan ikke tage den. Fortæl adressen og hvad der skal laves, så ringer jeg tilbage, når jeg holder pause – senest klokken [16].»
«Du har ringet til [firmanavn]. Vi er ude hos kunder. Ringer du om et tilbud, så send gerne et par billeder og din adresse til [mailadresse] – så kan vi give dig en pris hurtigere. Ellers læg en besked.»
05Klinik og behandlere
Bed ikke om cpr-nummer eller helbredsoplysninger på telefonsvareren. Navn, telefonnummer og tidspunktet for aftalen er nok til at finde den.
«Du har ringet til [klinikkens navn]. Vi er i behandling og kan ikke tage telefonen. Vores telefontid er [hverdage fra 8 til 9]. Vil du aflyse eller flytte en tid, så læg dit navn og tidspunktet for din aftale.»
«Du har ringet til [klinikkens navn]. Du kan booke, flytte og aflyse tider døgnet rundt på [hjemmeside]. Har du spørgsmål, så læg en besked, så ringer vi tilbage i vores telefontid.»
06Butik og webshop
«Tak, fordi du ringer til [butikkens navn]. Vi har travlt i butikken lige nu. Vi har åbent [hverdage 10–17:30 og lørdag 10–14]. Læg en besked, så ringer vi tilbage, når der er ro.»
«Du har ringet til [webshoppens navn]. Spørger du til en ordre, så læg dit ordrenummer og dit navn – så har vi svaret klar, når vi ringer. Du kan også skrive til [mailadresse].»
07Akut-henvisning
Hvis nogle opkald ikke kan vente til i morgen, skal beskeden sige det i første sætning – og give et nummer, der rent faktisk bliver taget.
«Du har ringet til [firmanavn] uden for åbningstid. Løber der vand, som du ikke kan stoppe, så luk for hovedhanen og ring til vores vagttelefon på [nummer]. Alt andet: læg en besked, så ringer vi i morgen.»
«Du har ringet til [klinikkens navn]. Vi har lukket. Har du brug for hjælp nu, så ring til lægevagten på [nummer i jeres region]. Ved fare for liv, ring 112.»
08Længde og tone
- Kort. Sigt efter 15–25 sekunder. Navnet først, så hvad kunden skal gøre. Den, der ringer, venter på tonen.
- Et konkret tidspunkt. «I dag», «inden kl. 16» eller «mandag» er bedre end «hurtigst muligt» – og hold det, I lover.
- Bed om det, I skal bruge. Navn og nummer – og det ene, der gør jeres opkald tilbage nemmere: adressen, ordrenummeret, tidspunktet for aftalen.
- Lyd som jer selv. Tal lidt langsommere, end I plejer, og sig nummeret i par: «20 30 40 50». Undgå «din opringning er vigtig for os».
- Én henvisning, ikke fem. Et alternativ – en mail, en hjemmeside eller et vagtnummer – er nok. Flere bliver ikke husket.
- Husk at skifte tilbage. En feriehilsen i september skader mere end ingen hilsen. Sæt en påmindelse i kalenderen samme dag, I optager den.
09Sådan optager I hilsenen på mobilen
iPhone
Åbn Telefon-appen, vælg Telefonsvarer nederst og tryk på Hilsen. Vælg «Brugerdefineret», optag, lyt den igennem og gem. Står der kun «Ring til telefonsvarer», understøtter jeres abonnement ikke visuel telefonsvarer – så gør som på Android herunder.
Android og alle andre telefoner
Ring til jeres telefonsvarer – på de fleste telefoner ved at holde 1 nede på tastaturet – og følg menuen til personlig hilsen. Menuen og menupunkterne er teleselskabets, så de er forskellige fra selskab til selskab.
Inden I trykker optag
- Teksten er skrevet ned og læst højt én gang
- Et stille rum – ikke bilen med motoren kørende
- Telefonen holdt som under en samtale, ikke på højttaler
- Lyttet igennem bagefter fra en anden telefon
- Påmindelse sat, hvis hilsenen er midlertidig
10Eller lad Noa tage telefonen
En telefonsvarer er en god nødløsning, men den svarer ikke på noget. Nogle lægger på ved bippet i stedet for at indtale – og så har I hverken navn eller nummer. Med telefonpasning fra Telenoa tager Noa telefonen i jeres navn: hun svarer på det, I har lært hende, spørger ind, stiller om til den rigtige på de dage og tidspunkter, I har valgt, og lægger ellers en besked i indbakken med hele samtalen skrevet ud.
Flere guides
Læs videre.
Lad Noa tage den næste.
Opret en konto, sæt formularen på jeres hjemmeside og forbind indbakken. Resten klarer Noa.